Söndagen den 2 oktober 2016

Individ- VS systemberoende problem

Kaffemaskinen låter som den vore magsjuk och spottar ut vattnet med en oregelbunden rytm som känns ganska hemtrevlig. De sista dropparna slår mot melittapåsen och doften av nybryggt kaffe fyller hela köket. ”Ska bli gott med kaffe och lite egentid vid köksbordet” hör jag mig själv högt säga. ”Men va fan inte nu igen…”. (En lång harang av italienska svordomar ser dagens ljus). Melittapåsen hade vikit sig, gått sönder med kaffesump i mitt goda kaffe som följd, vilket händer ofta nu förtiden. Mycket oftare än förr. Varför? ”Kan de inte göra bättre melittapåsar?” ”Flyga till Mars kan de, men inte göra melitta påsar som håller!”. För inte var det mitt fel att påsen gick sönder, eller… Hör vinden där ute slå mot fönsterrutan. De första höstvindarna är nog strax på väg efter en fantastisk sommarhärlig september. Den bästa september jag kan minnas faktiskt. I princip sol varje dag och dofter som om jag vore i medelhavet. Härligt! Att hösten är på väg, är inget jag kan göra något åt. Inte lönt lägga energi på sådant man inte kan påverka tänker jag, eller? Kaffesump i kaffet! Kan jag påverka kaffesump i kaffet? Är det mitt fel att melittapåsen viker sig eller går sönder? • Är jag helt enkelt kass på att koka kaffe? • Är det mina köksrutiner som orsakar problemet? • Eller har kaffemaskinen blivit för gammal? • Är inte de nya melittapåsarna avsedda för vår gamla kaffekokare? • Har åldern gjort mig starkare, vilket gör att jag trycker hål på påsarna? • Är ljuset från de nya energisnåla lamporna för svagt vilket orsakar att jag sätter i påsen fel? ”Hmmm: vari ligger orsaken när problem uppstår i allmänhet, resultat som inte motsvarar ens förväntningar i synnerhet?” tanken slår hårt mot mig. Kaffesump i kaffet. Ligger orsaken hos mig själv eller är det kontexten/systemet som styr resultatet? Får en association till en artikel som beskriver hur en organisation sparkat tre chefer på raken för att deras verksamhetsområden inte levererat önskvärt resultat. ”Var detta något de tre cheferna kunde påverka?” funderar jag på. ”Var det cheferna som orsakade det dåliga resultatet?” Eller kan de tre tänka ”Var inte vårt fel att det gick som det gick! Inte lönt att lägga energi på det vi inta kan påverka. Bara gilla läget!” Kaffesump i kaffet! När det gäller problem talar Lars Sörqvist, teknologie doktor i kvalitet, om två typer av problem: Individberoende och systemberoende problem. Individberoende problem är problem som den enskilde individen är ansvarig för. Systemberoende problem är problem som har sin grund i brister i verksamhetssystemen, arbetsmetoder, rutiner, utrustning, hjälpmedel, ekonomiska förutsättningar, lokaler etc. Jag filtrerar kaffet på nytt. Fungerar ganska bra. Sätter mig ner och för koppen med varmt kaffe mot munnen. Dagens godaste kopp kaffe. Morgonkoppen! Vill man inte vara utan. ”Om inte den “jävla” melittapåsen alltid gick sönder, nåja, nästan alltid” Varför? Kaffesump i kaffet! Kom att tänka på en berättelse (eller kanske skröna) kring individ- kontra systemberoende problem. Handlade om en vårdinrättning där det var mycket viktigt att farligt avfall lades i rätt behållare och avskildes från övrigt avfall. En varning hade precis utdelats till en sjuksköterska som slängt farligt gods i den vanliga avfallsbehållaren.

Misstaget upprepades och sjuksköterskan sågs av chefen som problemet. Lösning: sjuksköterskan flyttades till annan avdelning. ”Skönt” tänkte chefen. ”Tur man är handlingskraftig. Då var det problemet löst”. Ny sköterska tillsattes och kort därefter upprepas misstaget. Chefen, som anser sig vara handlingskraftig, väljer samma lösning som tidigare. Sköterskan förflyttas och ny sköterska tillsätts. ”Sån tur man har lite driv” tänker chefen. Problemet löst igen. Efter ett kort tag sker misstaget igen. Hur kan detta komma sig? Avdelningen har ju tillsatt högkompetenta utbildade sköterskor och har handlingskraftiga chefer. Problemet var att chefen hade gjort slutsatsen att detta problem hade sin grund i den enskilda individen. Chefen hade inte titta på hur systemet påverkade och interagerade med individen. Hur metoder, rutiner, lokaler, utrustning, patientgenomströmningen, läkar- och sjuksköterskor tätheten etc samvarierade med individen. Chefen hade bara fokuserat och letat brister hos individen, inte på systemet. Lösningen blev då personalbyte. Visade sig att orsaken istället låg på avfallskärlen. Kärlen för farligt- och icke farligt gods hade samma färg. Vid en stressig situation var det lätt att kasta i fel bytta. Lösning var enkel: byt färg på farligtgodskärlet så att det ger en kraftig signal till sköterskan att ”det är här du slänger farligt gods”. Vips problemet var löst. Kaffesump i kaffet! Chefens val av problemperspektiv styrde hens slutsatser om problemet och därmed den iscensatta lösningen. Chefen gjorde ett individproblem av ett systemproblem. Enligt Sörqvist är det mycket vanligt. Sker i ca 90% av alla problemprocesser. Intressant! Varför är det så? Tänker på artikeln om de tre cheferna som fick avsked för att de inte levererade resultat enligt förväntan. Den organisationen gjorde det till ett individproblem istället för ett systemproblem. Intressant även att de valde lösningen att ”sparka” de tre verksamhetscheferna. Varför valde de inte sparka HR-chefen? Slutsatsen kunde ju vara att om de tre gånger gjort en dålig rekrytering (chefer som inte kan leverera resultat enligt förväntan), då måste de ju sparka Hr-chefen och inte de tres skara, eller hur. Måste ju vara HR-chefen som gjort ett dåligt jobb, eller? Kaffesump i kaffet! Hur vet jag om det är ett individ- eller systemberoende problem, säger jag ljudligt till mig själv. Är det mitt fel att melittapåsen går sönder titt som tett? Kaffesump i kaffet! Får kanske bli min fru som kokar kaffe hädanefter. -------------------------------------------------- Sugen på att öka din kunskap om individ kontra systemberoende problem när du själv söker lösningar! Klicka på länken nedan. Se, fundera och reflektera vad innehållet betyder för dig. Kul om det inspirerar din önskan att ta reda på mer… Klicka här: