BYGG IN DET ORGANISATORISKA LÄRANDET I VARDAGSARBETET MED KANBAN

…OCH MED ETT SAMSPEL ÖVER “STUPRÖRSGRÄNSERNA

” Vi behöver bilder för att kunna tänka ” som Aristoteles sa. Denna insikt nyttjas i den första principen om att visualisera sitt arbete. De bilder du ser och använder påverkar nämligen hur du konkret agerar i praktiken. Genom visualisering av teamets arbete synliggörs gruppens arbetsmönster som annars hade varit dolt i vardagens hektiska puls. Kanban börjar med att hjälpa arbetsgruppen att skapa en enighet kring ” Vad som ska göras ” och ” Hur det ska göras ”. Vid utebliven leverans saknas nämligen ofta denna enighet. Därför är det av central betydelse, när ett nytt uppdrag ska påbörjas, att arbetsgruppen säkerställer att det finns en samstämmighet kring just dessa två frågeställningar. En dialog och upplägg av ett leveransforum kan ske utifrån illustrationen du finner genom att klicka HÄR! För att stänga ner bilden klicka var som. När du läst och tagit del av nedan reflektion kommer du finna att du via Kanban ges möjlighet att utkristallisera mönster kring hur ert team i verkligheten arbetar, vilket kommer ge er förståelse för varför ert arbetsresultat blir som det blir när ni gör som ni gör i den kontext där ni verkar. Utan en visualiserad bild hade denna gemensamma förståelse inte skapats. Genom teamens gemensamma förståelse ges möjligheter att jobba med ständiga förbättringar i ett samhälle med hög förändringstakt Gör det med Kanban!!! Samhället förändras snabbt idag, vilket gör att våra företag och institutioner ständigt måste förbättra sitt arbete för att hänga med i utvecklingen. Det räcker inte idag att endast vara medveten om vilket resultat man presterar, man måste också vara medveten om hur detta resultat har alstrats för att därmed kunna förädla det och göra sig beredd att möta en föränderlig värld. Genom att vara medveten om varför man får det resultat man får när man gör som man gör i den kontext man befinner sig kan man också anpassa sig efter framtida utmaningar. En drivkraft i detta arbete är det organisatoriska lärandet . För fördjupad läsning kring lärandet på arbetsplatsen klicka HÄR! Återkom sedan hit igen och fortsätt där du slutade. Frågan är bara hur man bygger en lärande organisation som hänger med i samhällsutvecklingen? Vi vet att många organisationer av tradition organiserar sig hierarkiskt enligt ett klassiskt organisationsschema där organiseringen av arbetet delas upp i ”stuprör” utifrån karaktären på arbetsuppgifterna. En tydlig uppdelning i avdelningar som Hr, ekonomi och verksamhet/produktion är mer eller mindre standard i många verksamheter. En effekt av denna uppdelning är tyvärr att helhetsperspektivet på verksamheten försämras och lärandet mellan ”stuprören” försvåras. Detta kan få en negativ påverkan på organisationens möjligheter att anpassa sig efter de rådande samhällsförändringarna då risken finns att de olika ”stuprören” inte agerar i samklang och drar verksamheteten åt samma håll. En möjlig lösning på detta problem skulle kunna vara att organisera och koordinera arbetet i processer där ett samspel mellan de klassiska ”stuprörsavdelningarna” konstruktivt sker i syfte att tillse och tillvarata olika avdelningars kompetenser så att ett gemensamt lärande inträffar, en identifiering av de organisatoriska mellanrummen utkristalliseras och en bättre helhetsbild skapas över vad som påverkar organisationens output (värde åt intressenterna). Då denna insikt infinner sig finns stora möjligheter för organisationen att förädla sina varor och tjänster. Hur kan detta göras? Det är den stora frågan! Jag önskar illustrera ett möjligt exempel nedan som bygger på en”kanbankultur” med uppdragstaktikens logik som bas (läs om uppdragstaktik HÄR . Återkom sedan hit), vilket ska skapa ett passningsspel mellan avdelningar och mellan stöd- och kärnverksamheter när uppkomna behov identifierats och behöver hanteras. När behovet blivit känt måste en lösning byggas som grundar sig på en gemensam förståelse kring ” vad som behöver göras ” och ” hur det måste göras ”, från limpa till ax och från ax till limpa. Genom att anamma en kanbankultur byggs det kollektiva lärandet in i vardagsarbetet (Embedded learning), vilket skapar goda förutsättningar för den lärande organisationen att blomstra och skörda goda resultat, idag som i morgon. Fundera på vad nedan illustrationer kan betyda för dig och den verksamhet du är verksam inom. • Vilka tankar väcker illustrationerna? • Hur kan du använda dig av dessa tankar i ditt kommande arbete? • Hur får du dina tankar att bli handling? Ett exempel: Ett ärendehanteringssystem baserat på Kanban med uppdragstaktikens logik som bas I processillustrationen nedan förekommer följande ”Aktörsroller”: • KB A: Förvaltningsledningen • KB B: Metodik- och didaktikspecialistavdelningen • KB C: IT-avdelningen • KB D: HR-avdelningen

Inom varje delprocess, A, B, C osv finns ett självständigt kanbanflöde med ett ärendekort som kan innehålla flera aktiviteter, se nedan. Önskar påpeka att i ett Kanbanflöde är det oftast förekommande att ett kort är en aktivitet, men i illustrationen nedan som bygger på processen ovan är varje kort ett inkommit ärende tex att rektorer har uppdagat att de önskar följa sina elevers kunskapsutveckling. Ovan ska mer betraktas som ett ”passningsspel på en fotbollsplan” än som ett ”stafettlopp på en löparbana”. Klicka för illustration här! Men vad är då ett kanbanflöde? Jo enkelt beskrivet ett arbetsflöde från”Att göra” till “Klart”.

Under och efter det att hela processen är avslutad finns ett fokus på att lära av vad som händer/hänt.Viktigt här är att observera vad ni gör/har gjort, reflektera över detta (både i handling som efter handling) samt formulera lärandet och påbörja det ständiga förbättringsarbetet . Önskar du en ledstång för ditt förbättringsarbete klicka här . När Kanbanflödet betraktas kan mönster utkristallisera sig och kunskap genereras: • Var finns våra flaskhalsar? o Varför finns de just där? o Blir ärenden oftast hängande i samma fas? • Hur bra är vi på att avsluta påbörjat arbete? • Hur bra på att påbörja arbete är vi? • Hur ser arbetsbelastningen ut över tid? o Är den jämnt fördelad över perioden? ▪ Var finns våra toppar och dalar? o Är den jämt fördelad på alla i teamet o Varför? Varför inte? • Var finns våra styrkor? • Var finns våra svagheter? • Hur ofta är våra mottagande intressenter nöjda? o Vad beror deras nöjdhet på? • Vad kan vi göra för att ständigt förbättra våra arbetsmetoder • Hur ser vår genomloppstid ut, dvs hur lång tid har det gått mellan det att ett behov har uppstått till det att behovet har tillgodosetts? Varför ser det ut så? Är vi nöjda med den genomloppstid vi har? • Hur ser vår flödeseffektivitet ut (Genomförd värdeskapande aktivitet i timmar/genomloppstiden i timmar)? … frågorna är många. Leta mönster och formulera kunskap (kunskapsgenerering), vilken ni sedan sprider i organisationen (kunskapsöverföring). Gör det med en kombination mellan Kanban och med AAR (After Action Review). För digital skrivbar A3:a klicka på PDF-ikonen här till höger. Få framdrift i ert arbete med hjälp av Pulsmöte För att ett problem inte ska växa sig för stort och utvecklas till ett ”kroniskt problem”, som förhindra er leverans, är det av stor vikt att man tar tag i dem direkt. Genom att ha möten ofta, pulsmöten, skapas goda möjligheter för att problemen identifieras tidigt och därmed kan elimineras. Pulsmötena bör vara korta, ca 20 minuter, och ske en gång i veckan. På mötet behandlas nedan frågeställningar: 1. Har vi några avvikelser jämfört med plan? a. Är vi ”I eller ”UR kurs”? i. Vad behöver vi göra för att vara ”I kurs”? 2. Har vi några hinder att ta oss förbi? a. Hur hanterar vi dem? 3. Behövs externt stöd för att komma vidare i uppdragen? a. Vad för stöd behövs? b. Av vem? Pulsmötena ska alltid resultera i att en bedömning görs kring om man är i ”Grönt”, ”Gult” eller ”Rött” fällt enligt nedan illustration:

Hur jobbar man i praktiken med Kanban? Huvudsyftet är att visualisera arbetet så det blir synligt vad som ska göras och i vilken ordning. Det första som ska göras är att skapa en översiktstavla med arbetsuppgifter skrivna på ”post-it lappar” eller på kort. Tavlans flöde delas in i 5 delar; “Backlog” (Att Göra lista), “Innevarande sprint”, “Pågående”, “Verifiera” och “Klar”. Till detta, i exemplet ovan som gäller ett system för ärendehantering, kopplas en “Parkeringsplats” dit ärendekort dras då man är beroende av någon form av inleverans från extern aktör utanför sitt eget kanbanflöde. När inleveransen har inkommit kan man börja arbeta med ärendet igen men först då det finns en ledig arbetsposition i kolumnen “Pågående”. Detta är viktigt för att få ett jämt flöde och en god arbetsmiljö som främjar en sund prestationskultur. Backlog (Att Göra) Skriv ner allt det arbete som ska göras i flödet på olika“post-it lappar” eller på olika ärendekort och samla dem under kolumnen “Att Göra”. Varje ”post-it lapp” eller ärendekort representerar med andra ord en aktivitet/uppgift eller en leverans. Ett ärendekort innehåller underliggande aktiviteter. Innevarande sprint Hit drar du ”post-it” lappar med de uppgifter du planerar att göra kommande sprintperiod. En lämplig sprintlängd är två veckor. Genom att sätta ”post-it” lappar här har du gjort en grovplanering att jobba efter i närtid. Det som prioriteras högst, sätts längst upp på tavlan under denna kolumn. Därefter sätts ärendekorten i fallande prioriterings ordning. Pågående Till kolumnen ”pågående” flyttas de lappar med ärende eller uppgifter som man börjat arbeta med men som inte är färdiga. En begränsning av hur många kort det får sitta här är av stor betydelse för att inte riskera överbelastning och att saker påbörjas utan att avslutas. Detta är som sagt viktigt för att skapa en sund prestationskultur och en god arbetsmiljö. Verifiera Hit dras ”Post-It lappar” med uppgifter/leveranser som utföraren anser som klara men som behöver verifieras av övriga i teamet, med den huvudansvarige för leveransen eller uppdragsgivaren. Klart Under kolumnen ”klart” sätts de kort med uppgifter som är slutförda. Detta är viktigt. För det skapar motivation, engagemang och drivkrafter att se hur saker och ting blir klara. Detta tillfredsställer hjärnans belöningssystem och bidrar till att energinivåerna bibehålls eller stärks. Lapparna under “Klart” bidrar också till utvärderingsprocessen, och genererandet av kunskap gällande den egna som gruppens process, som sedan ska göras. Fånga lärandet - Utvärdering av tavlan ger ett organisatoriskt lärande Dagligen bör teamet studera tavlan och följa kortens rörelse. Det ger bra information om hur arbetsflödet flyter på. Fråga nyfiket och ärligt: Hur snabbt flyttar sig korten framåt? Fastnar de någonstans? Om JA: Var är det mest kort? Varför är det som det är? Passa även på att studera om du effektivt levererat värde till dina intressenter med de resurser du använt. Vilken kvalitet är det på det ni lämnar från er? Är mottagaren nöjd? Fundera även på om ni har haft rätt förutsättningar för arbetet? Sagt om Kanban I Wikipedia står att “Kanban är en metod för att hantera kunskapsarbete med betoning på "just in time leveranser” utan överbelastning av gruppmedlemmarna. I denna process visualiseras uppgiften för deltagarna så att de kan se vad som behöver göras”. Uppgifterna sätts i en lista kallad ”Backlog” (“Att Göra” ovan). Från denna “Backlog” tar sedan gruppmedlemmarna arbetsuppgifter. Vidare skriver Wikipedia: “Kanban är ett sätt för grupper och organisationer att visualisera sitt arbete samt identifiera och eliminera flaskhalsar. Kanban är en metod för att gradvis förbättra vad du gör”. Kanban kan användas av alla typer av verksamheter: utbildningsinstitutioner mjukvaruutveckling, personaluthyrning, rekrytering, marknadsföring, administration, utvecklingsprojekt, försäljning, forskning och inköp. Motivet att använda Kanban kan vara många. Exempelvis att öka det organisatoriska lärandet, minska ledtiderna, öka genomströmningen eller förbättra kvalitén på produkter eller tjänster skriver Wikipedia. Förenklat kan man säga att Kanban är ett visuellt system för att hantera verksamhetens arbetsprocesser, vilka ska skapa värde för intressentgrupperna. Kanban är ett system för att visualisera ditt arbete, minska ditt slöseri (genom flödesreglering av pågående uppgifter) och maximera intressentnyttan. Kanban får saker gjort helt enkelt! Alla har vi varit med om att akuta och oplanerade saker sker som gör att det ordinarie arbetet blir hängande i luften eller svåra att få klara i tid. Ledtiderna blir långa på grund av att de helt enkelt faller mellan stolarna. Det finns många metoder för att förhindra ett sådant skeende. Kanban är en. Kanban hanterar flöden ”just in time” och kompletterar oftast andra Leana och agila metoder. I Kanban fokusera man på att avsluta uppgifter, inte påbörja dem, i ett dragande system. Först då en arbetsuppgift avslutats och en ledig arbetsposition uppstår i kedjan kan ett nytt kort dras in och påbörjas arbeta med (ett “Pull”- system). Kanban kännetecknas av att den synliggör organisationens arbetsflöde på ett sätt som normalt inte görs. Mycket av vardagsarbetet är annars osynligt. Annat kännetecken för Kanban att den skapar ett lugnt flöde med bra puls genom hela organisationen i och med att antal pågående arbetsuppgifter begränsas på ett naturligt sätt, se tavlan ovan. Kanban är även ett naturligt feedback- och feedforwardsystem i och med att den skapar förutsättningar för teamets dialog kring genomfört och kommande arbete.

Läs mer här!

Lycka till med ditt ”Kanbanande”!

Vår Kanbantavla

Arbetsflöde

P r i o r i t e r i n g

Dragande system (PULL)

Arbetsbe- gränsning

Max antal pågående ärenden i detta fall är 3.

Passa bollen!

Samspel med extern aktör utanför ditt eget Kanbanflöde. Du flyttar ditt kort hit från “Pågående” då du är beroende av någon inleverans från en ”medspelare” utanför ditt eget team. När inleveransen kommit ska kortet flyttas tillbaka till “Pågående” då en ledig position finns där. Observera maxgränsen för antal ärende som får finnas i “Pågående”.

Vårt team

Att Göra

Innevarande sprint

Pågående

Klart

Verifiera

I väntan på… (Inleverans)

Vem är vi? Vad vill vi? Vad vet vi? Vad kan vi?

Statusuppdateringen är kopplat till AFS-2015. För mer information klicka på ikonen upp till höger i bilden. Klicka var som för att stänga ner bilden